ALUR 42
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Financer sa formation · Mis à jour le

Former une équipe d'agence à la formation ALUR

Former plusieurs collaborateurs suppose de piloter des échéances individuelles avec un outil collectif. Chaque personne habilitée a son propre cycle, calé sur sa carte ou son habilitation, et l'employeur inscrit ces échéances dans son plan de développement des compétences. Le financement passe par l'OPCO de la branche, sur un dossier qui peut regrouper plusieurs salariés mais qui reste instruit ligne par ligne. Les agents commerciaux habilités par l'agence n'entrent pas dans ce dispositif : indépendants, ils relèvent de leur propre fonds. L'employeur reste tenu de la formation obligatoire de ses salariés, financement obtenu ou non.

Dans une agence, l'obligation ALUR n'est pas une échéance mais une série d'échéances décalées. C'est cette dispersion qui rend le sujet difficile à tenir sans méthode.

CCI, Chambre de commerce et d'industrie

Toutes nos formations sont acceptées par les CCI pour le renouvellement de votre carte professionnelle.

Attestation conforme au décret n° 2016-173

Le problème réel d'une agence

Une agence n'a pas une obligation de formation, elle en a autant que de personnes habilitées. Le titulaire de la carte professionnelle a la sienne, chaque salarié habilité a la sienne, chaque agent commercial a la sienne. Ces obligations ne se comptabilisent pas ensemble et ne se justifient pas ensemble.

Elles ne s'achèvent pas non plus aux mêmes dates. Le cycle triennal de chacun se cale sur la validité de son titre, et un collaborateur recruté en cours de route arrive avec un cycle déjà entamé ailleurs, dont il apporte les heures et les attestations.

Le pilotage consiste donc à tenir une liste, à jour, de qui doit combien d'heures et pour quand. Cette liste est le seul document réellement stratégique du sujet, et c'est celui qui manque le plus souvent quand une carte arrive à échéance.

Le plan de développement des compétences

Le plan de développement des compétences est l'outil par lequel l'employeur organise les actions de formation de ses salariés. Il n'a pas de forme imposée, il n'est pas déposé à une administration, et il peut parfaitement tenir dans un tableau si l'entreprise est petite. Ce qui compte, c'est qu'il existe et qu'il soit tenu.

Il distingue les actions rendues obligatoires par des dispositions légales ou réglementaires des autres actions. La formation ALUR appartient à la première catégorie, avec les conséquences prévues par l'article L. 6321-2 du code du travail : temps de travail effectif et maintien de la rémunération.

Dans les entreprises dotées d'un comité social et économique, les orientations de la formation professionnelle et le plan font partie des sujets sur lesquels l'instance est consultée. Dans une petite agence sans instance représentative, cette formalité disparaît, mais l'obligation de formation, elle, demeure identique.

Cartographier les échéances avant de choisir une formation

Commencez par lister, pour chaque personne concernée, la date d'expiration de sa carte ou de son habilitation, le nombre d'heures déjà validées sur le cycle en cours, et les thèmes déjà couverts. Cette dernière colonne est celle qu'on oublie, alors que le décret du 18 février 2016 impose de couvrir certains thèmes sur le cycle, dont la déontologie.

Réclamez les attestations des heures déjà suivies, y compris celles réalisées chez un précédent employeur ou avant l'arrivée du collaborateur. Elles appartiennent à la personne et non à l'entreprise, mais rien n'empêche d'en conserver une copie dans le dossier de formation interne, avec son accord.

Une fois cette cartographie posée, la décision devient simple : qui doit se former cette année, qui peut attendre, et qui est en retard. Sans elle, une agence pilote à l'aveugle et découvre les urgences au moment du renouvellement.

Grouper ou échelonner

Grouper plusieurs collaborateurs sur une même session simplifie le suivi administratif : une seule convention, un seul dossier, un seul jeu de dates à surveiller. C'est aussi ce qui permet à l'agence de traiter le sujet une fois par an plutôt qu'en continu.

Échelonner présente l'avantage inverse : l'agence n'est jamais privée de plusieurs collaborateurs en même temps. En formation à distance, cet argument perd beaucoup de sa force, puisque chacun avance à son rythme sans quitter son poste plus que nécessaire.

Le critère décisif est souvent budgétaire et calendaire : les enveloppes des financeurs sont annuelles, et une demande groupée déposée tôt dans l'exercice a de meilleures chances qu'une série de demandes dispersées sur l'année. Là encore, le montant et les règles de priorité se vérifient auprès de l'OPCO, ils ne se devinent pas.

Le dossier collectif, en pratique

La plupart des OPCO acceptent une demande portant sur plusieurs salariés pour une même action. Le dossier comporte alors la convention, le programme, le devis global, et une liste nominative des participants avec leurs justificatifs individuels.

L'instruction reste néanmoins individuelle sur un point essentiel : l'éligibilité de chaque salarié. Un collaborateur dont le contrat vient de commencer, ou dont le statut n'est pas celui qu'on croyait, peut être écarté sans que cela remette en cause le reste du groupe. Prévoyez ce cas plutôt que de le découvrir.

Attention également aux mouvements de personnel. Un salarié qui quitte l'entreprise entre l'accord et la fin de la formation fait naître une question de régularisation, dont les règles varient selon l'organisme. Signalez le départ plutôt que de laisser le dossier se dénouer seul.

Les agents commerciaux ne sont pas dans le plan

C'est la confusion la plus fréquente dans les agences qui mélangent salariés et mandataires. Un agent commercial habilité par le titulaire de la carte n'est pas un salarié : il ne figure pas dans le plan de développement des compétences, il n'ouvre aucun droit auprès de l'OPCO de l'agence, et l'entreprise ne peut pas déposer de demande pour lui.

Il relève de son propre fonds d'assurance formation, alimenté par la contribution qu'il verse à l'URSSAF, généralement le FIFPL pour ce profil. Sa démarche est personnelle, et son calendrier lui appartient.

L'agence garde pourtant un intérêt direct à ce qu'il se forme, puisque l'habilitation qu'elle lui a délivrée est liée à son propre titre. Le bon réflexe consiste à lui rappeler son échéance et à lui indiquer où déposer, sans chercher à porter le dossier à sa place.

Ce que l'employeur doit à ses salariés

L'article L. 6321-1 du code du travail met à la charge de l'employeur l'adaptation des salariés à leur poste de travail et le maintien de leur capacité à occuper un emploi. La formation ALUR, sans laquelle un négociateur ne peut plus exercer, s'inscrit directement dans cette obligation.

L'article L. 6321-2 ajoute le régime applicable aux formations rendues obligatoires par des dispositions légales ou réglementaires : elles se déroulent sur le temps de travail effectif et donnent lieu au maintien de la rémunération. Un employeur ne peut donc pas renvoyer un salarié à ses soirées et à ses week-ends pour une formation de cette nature.

La question du paiement des frais, elle, mérite un développement à part entière, tant elle génère de tensions entre agences et négociateurs. Le dossier qui lui est consacré la traite avec les nuances qu'elle appelle.

Le choix de la modalité pédagogique

La formation à distance a un avantage évident pour une agence : elle n'immobilise personne, elle n'impose pas de déplacement, et elle permet à chacun d'avancer entre deux rendez-vous. Elle suppose en revanche que l'organisme trace l'assiduité, ce que la certification Qualiopi vérifie précisément.

Le présentiel garde sa pertinence lorsque l'agence veut faire du sujet un moment collectif, par exemple sur la déontologie ou la non-discrimination, où l'échange entre collaborateurs a une valeur propre. Le coût et l'organisation sont sans commune mesure.

Rien n'interdit de combiner : une partie du cycle à distance, une session collective sur un thème choisi. Le décret du 18 février 2016 fixe des durées et des thèmes, pas une modalité unique. La page consacrée au programme détaille ce que couvre chaque parcours.

Conserver les preuves à l'échelle de l'agence

Chaque collaborateur repartira avec son attestation, qui lui appartient. L'agence a néanmoins besoin de sa propre trace, ne serait-ce que pour justifier du renouvellement des habilitations qu'elle délivre et pour piloter les cycles suivants.

Constituez un dossier de formation par personne, avec les attestations, les dates, les thèmes et les heures. Ce classement se révèle précieux le jour où un collaborateur perd la sienne, et il permet de reconstituer un cycle sans dépendre de la mémoire de chacun.

Le dossier consacré à l'attestation de formation détaille ce que le document doit porter et ce que la chambre de commerce et d'industrie regarde lorsqu'elle instruit un renouvellement.

Anticiper le cycle suivant

Une agence qui a traité correctement un cycle a produit sans le vouloir l'outil qui pilotera le suivant : la liste des personnes, des dates et des thèmes. Reprenez-la à la fin de chaque cycle plutôt que de repartir d'une feuille blanche.

Inscrivez la formation ALUR comme une ligne récurrente du plan de développement des compétences, au même titre que les obligations de sécurité ou d'assurance. Un sujet traité comme une récurrence ne produit plus d'urgence.

Et gardez en tête l'asymétrie qui rend le sujet sensible : le coût d'une formation est connu et modeste, celui d'une carte non renouvelée ne l'est pas. C'est cette asymétrie qui justifie d'y consacrer une heure de pilotage par an.

Le collaborateur qui arrive en cours de cycle

Un recrutement pose systématiquement la question de l'historique. Le collaborateur arrive avec des heures déjà validées ailleurs, ou avec aucune, et l'agence n'a aucun moyen de le savoir si elle ne le demande pas. Posez la question à l'embauche, au même titre que celle des diplômes ou de la carte.

Demandez-lui la copie de ses attestations et notez la date d'échéance de son habilitation précédente. Ces deux informations suffisent à déterminer s'il est à jour, en avance ou en retard, et à l'intégrer correctement dans votre plan de développement des compétences.

Attention au cas du collaborateur qui arrive en retard sur son cycle. L'obligation qui pèse sur lui est personnelle, mais c'est votre agence qui délivrera son habilitation et qui subira les conséquences d'un dossier incomplet. Mieux vaut traiter ce rattrapage dès les premières semaines que le découvrir au moment du renouvellement.

Ce que nous mettons en place pour une agence

Nous établissons le devis, la convention de formation, le programme détaillé et le justificatif de certification pour l'ensemble du groupe, dans un format directement déposable auprès de l'OPCO. HNC est certifié Qualiopi et déclaré auprès de la DRIEETS Île-de-France sous le numéro 11757465675. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État.

Nous suivons l'avancement de chaque participant et fournissons les attestations individuelles à l'issue, avec le détail des heures et des thèmes. Ces documents sont ceux que vos collaborateurs produiront au renouvellement de leur habilitation.

Nous vous indiquons enfin l'OPCO compétent selon votre convention collective et les pièces attendues. La page de présentation des organismes financeurs et celle du dossier de financement récapitulent ce parcours.

Questions fréquentes

Peut-on déposer un seul dossier pour plusieurs salariés ?
Oui dans la plupart des cas : une convention, un programme, un devis global et une liste nominative. L'éligibilité reste toutefois appréciée individuellement, et un salarié peut être écarté sans que le reste du groupe soit remis en cause.
Les agents commerciaux de l'agence entrent-ils dans le plan de formation ?
Non. Ils sont indépendants, ne figurent pas au plan de développement des compétences et n'ouvrent aucun droit auprès de l'OPCO de l'entreprise. Ils déposent leur demande auprès de leur propre fonds.
Tous les collaborateurs ont-ils la même échéance ?
Non. Chaque cycle se cale sur la validité du titre de la personne, et un collaborateur recruté en cours de route arrive avec un cycle déjà entamé. C'est pourquoi une agence doit tenir une liste nominative des échéances.
L'employeur peut-il imposer la formation à un salarié ?
Oui pour une formation rendue obligatoire par des dispositions légales ou réglementaires, qui relève du pouvoir de direction. Elle se déroule alors sur le temps de travail, avec maintien de la rémunération.
Que se passe-t-il si un salarié part en cours de formation ?
Cela ouvre une question de régularisation auprès du financeur, dont les règles varient selon l'organisme. Signalez le départ sans attendre plutôt que de laisser le dossier se dénouer seul au moment du règlement.
Faut-il consulter le comité social et économique ?
Dans les entreprises qui en sont dotées, la formation professionnelle et le plan font partie des sujets soumis à consultation. Dans une agence sans instance représentative, cette formalité n'existe pas, mais l'obligation de formation reste identique.
Peut-on mélanger formation à distance et session collective ?
Oui. Le décret du 18 février 2016 fixe des durées et des thèmes, pas une modalité unique. Beaucoup d'agences traitent le volume à distance et réservent une session collective à la déontologie.
L'agence doit-elle conserver les attestations de ses collaborateurs ?
L'attestation appartient à la personne, mais l'agence a intérêt à en conserver une copie dans son dossier de formation interne. Cela sécurise le renouvellement des habilitations qu'elle délivre et facilite le pilotage du cycle suivant.

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Le parcours se suit entièrement en ligne, à votre rythme, déontologie et non-discrimination comprises. L'attestation de formation est générée automatiquement à la fin du parcours, et c'est elle que vous produirez à votre chambre de commerce.

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Le décret n'impose que quatre heures sur les quarante-deux : deux de déontologie et deux de non-discrimination. Les autres se choisissent librement, elles peuvent donc servir votre métier.

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