L'attestation de collaborateur : qui doit l'avoir

Ce que l'habilitation permet et ce qu'elle interdit

L'article 4 de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 vise toute personne habilitée par un titulaire de la carte professionnelle à négocier, s'entremettre ou s'engager pour le compte de ce dernier. C'est le fondement du métier de négociateur immobilier et de mandataire.

L'habilitation ouvre un pouvoir d'agir au nom du titulaire, sous sa responsabilité et sous le couvert de sa carte. Elle ne transfère pas la carte, elle en étend l'effet à une personne physique désignée.

Le même article pose des interdictions fermes. Le collaborateur ne peut pas recevoir ou détenir, directement ou indirectement, des sommes d'argent, des biens, des effets ou des valeurs. Il ne peut pas donner de consultations juridiques ni rédiger des actes sous seing privé en dehors du cadre autorisé. Il ne peut pas diriger un établissement, une succursale, une agence ou un bureau, cette direction relevant du dernier alinéa de l'article 3.

Qui doit détenir une attestation

Toute personne physique qui négocie, s'entremet ou s'engage pour le compte du titulaire de la carte. Le statut social est indifférent : le négociateur salarié comme l'agent commercial indépendant inscrit au registre spécial relèvent du même article 4.

L'attestation est nominative et ne peut être détenue que par une personne physique. Une société ne peut pas être habilitée au sens de l'article 9 du décret du 20 juillet 1972 : la relation d'habilitation se noue entre le titulaire de la carte et une personne identifiée.

En sens inverse, une personne qui n'intervient pas dans la négociation ou l'entremise n'a pas besoin d'attestation. Une assistante administrative, un comptable ou un chargé de communication n'entrent pas dans le champ de l'article 4, tant qu'ils ne prennent pas part à l'acte d'entremise.

La frontière se déplace vite dans les petites structures, où les fonctions se mélangent. Dès qu'un salarié fait visiter, présente une offre ou discute un prix, il négocie au sens de l'article 4, quel que soit l'intitulé de son poste. C'est la réalité de l'activité qui commande, pas la fiche de fonction.

Une attestation par titulaire de carte

L'habilitation lie une personne physique à un titulaire de carte déterminé. Un négociateur qui collabore avec deux structures différentes détient deux attestations, chacune délivrée par le titulaire concerné et visée par la chambre compétente pour ce titulaire.

Il en résulte que l'attestation n'est pas transférable. Un collaborateur qui change d'agence n'emporte pas son habilitation : il restitue l'ancienne attestation et le nouveau titulaire engage une nouvelle demande.

Cette règle a une conséquence sur le suivi de la formation. Les justificatifs déjà transmis à l'ancien titulaire ne suivent pas automatiquement le collaborateur. Conserver ses propres attestations, délivrées à son nom en application de l'article 5 du décret du 18 février 2016, est le seul moyen de reconstituer un cycle après un changement de structure.

Comment l'attestation est délivrée

L'article 9 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 prévoit que l'attestation est conforme à un modèle déterminé par arrêté. Un arrêté du 19 juin 2015 fixe les informations figurant sur la carte professionnelle, sur le récépissé de déclaration préalable d'activité et sur l'attestation.

Le circuit associe deux acteurs. L'attestation est visée par le président de la chambre de commerce et d'industrie territoriale, ou de la chambre départementale d'Île-de-France, compétente au regard du siège du titulaire, puis elle est délivrée au collaborateur par le titulaire de la carte lui-même.

C'est donc l'agence qui demande, la chambre qui vise, et l'agence qui remet. Le collaborateur n'a pas de démarche propre à effectuer auprès de la chambre, ce qui explique qu'il ignore parfois l'état exact de son habilitation.

La restitution et le retrait

L'article 9 du décret organise la fin de l'habilitation. Toute personne détenant une attestation est tenue de la restituer au titulaire de la carte professionnelle qui la lui a délivrée, dans les vingt-quatre heures d'une demande faite en ce sens.

En cas de non-restitution, le titulaire de la carte doit en informer sans délai le procureur de la République ainsi que le président de la chambre de commerce et d'industrie compétente. Le dispositif vise à empêcher qu'une habilitation continue de produire ses effets après la rupture de la relation.

L'attestation peut également être retirée. Pour l'agence comme pour le collaborateur, la conséquence est la même : sans attestation en cours de validité, l'activité de négociation n'est plus couverte, avec des effets directs sur le droit à rémunération.

Le contrôle par le client

L'article 10 du décret du 20 juillet 1972 prévoit que toute personne intéressée peut exiger la présentation, suivant les cas, de la carte professionnelle, du récépissé de déclaration préalable d'activité ou de l'attestation.

Ce droit appartient au vendeur, à l'acquéreur, au bailleur, au locataire ou au copropriétaire. Il est rarement exercé, mais il rend l'attestation opposable et transforme un document interne en pièce de la relation contractuelle.

Pour une agence, cela signifie qu'un collaborateur doit être en mesure de justifier son habilitation à tout moment, y compris lors d'une visite ou d'une signature. La conservation d'une copie exploitable relève du bon sens plutôt que d'une obligation écrite.

Leur propre obligation de formation continue

Le 3° de l'article 1er du décret n° 2016-173 du 18 février 2016 vise les personnes, salariées ou non, habilitées par le titulaire de la carte professionnelle à négocier, s'entremettre ou s'engager pour son compte. Elles sont soumises à l'obligation au même titre que le titulaire.

Le volume est identique : quatorze heures par an ou quarante-deux heures au cours de trois années consécutives d'exercice, en application de l'article 2 du décret. Sur le cycle, il faut au moins deux heures portant sur la non-discrimination à l'accès au logement et au moins deux heures portant sur les autres règles déontologiques.

Aucun texte ne prévoit de volume réduit pour un collaborateur, ni de dispense liée au temps partiel, au statut d'agent commercial ou à l'ancienneté. Le décret raisonne par personne habilitée, pas par volume d'affaires.

À qui le collaborateur remet ses justificatifs

L'article 6 du décret du 18 février 2016 prévoit que les collaborateurs habilités et les directeurs d'établissement transmettent leurs justificatifs au titulaire de la carte professionnelle qui les a habilités, ou qui figure sur le récépissé de déclaration préalable d'activité, après chaque action de formation.

Le collaborateur ne s'adresse donc pas à la chambre de commerce. C'est le titulaire de la carte qui centralise, conserve et répond en cas de contrôle. Cette architecture explique pourquoi une agence doit organiser la collecte, et pourquoi un mandataire indépendant doit penser à transmettre.

Rien dans le décret n'impose un format, un registre ou un délai précis pour cette centralisation. Le texte impose une transmission après chaque action ; l'organisation concrète relève de la structure.

Ce que le défaut de formation d'un collaborateur produit

L'article 3-1 de la loi Hoguet attache la sanction au renouvellement de la carte professionnelle. Un collaborateur habilité n'est pas titulaire d'une carte, ce qui rend la conséquence indirecte mais réelle.

En pratique, le lien passe par l'habilitation. L'attestation repose sur une carte valide et sur une relation d'habilitation régulière, et le titulaire de la carte est responsable de la régularité de son réseau devant la chambre qui l'interroge.

Aucun texte ne prévoit d'amende ni de sanction pécuniaire à ce titre. Présenter le défaut de formation d'un négociateur comme une infraction sanctionnée financièrement est une erreur fréquente, qu'il vaut mieux ne pas répéter devant sa chambre.

La compétence professionnelle à l'entrée, une question distincte

L'article 4 de la loi Hoguet, dans sa rédaction en vigueur depuis le 25 novembre 2018 issue de la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018, exige des personnes habilitées qu'elles justifient d'une compétence professionnelle.

Cette exigence renvoie à un décret d'application qui, à la date de rédaction de ce dossier, n'est pas publié. Les conditions d'accès à la fonction de collaborateur restent donc gouvernées par l'habilitation délivrée par le titulaire de la carte et le visa de la chambre.

Il ne faut pas confondre cette question d'entrée avec la formation continue. Le décret du 18 février 2016 s'applique aux collaborateurs habilités indépendamment de l'état d'avancement du décret sur la compétence professionnelle.

Les points de vigilance dans une agence

Le premier est la vérification de l'attestation avant toute mise en activité. Un négociateur qui prospecte, visite et négocie sans habilitation régulière expose l'agence et se prive de tout fondement à rémunération.

Le deuxième est la collecte des attestations de formation au fil de l'eau. Reconstituer trois ans d'historique pour dix collaborateurs, dont certains sont partis, est une opération qui consomme le délai de dépôt du dossier de renouvellement.

Le troisième est la cohérence entre l'effectif réel et les habilitations en cours. Une attestation non restituée après un départ crée une situation que l'article 9 du décret du 20 juillet 1972 traite expressément, en imposant d'informer le procureur de la République et le président de la chambre.