Dossier de location (pièces exigibles) : définition et règles en 2026

Que dit l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 ?

L'article 22-2 confie à un décret en Conseil d'État la liste des pièces justificatives pouvant être exigées du candidat à la location ou de sa caution, préalablement à l'établissement du contrat. La logique est celle d'une liste fermée : ce qui n'y figure pas ne peut pas être exigé.

Le même article interdit au bailleur d'imposer la cosignature d'un ascendant ou d'un descendant du candidat. Un candidat peut proposer ses parents comme caution, mais le bailleur ne peut pas en faire une condition.

Les manquements sont punis d'une amende administrative prononcée par le préfet, dont le montant ne peut dépasser 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. L'amende est proportionnée à la gravité des faits. Elle ne peut pas être prononcée plus d'un an après la constatation des faits.

Quelles pièces peut-on demander au candidat locataire ?

L'annexe I du décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, dans sa rédaction en vigueur depuis le 1er janvier 2023, retient quatre familles. D'abord une pièce d'identité en cours de validité avec photographie : carte d'identité, passeport, permis de conduire, ou document justifiant du droit au séjour pour un candidat étranger.

Ensuite une seule pièce justificative de domicile : les trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, une attestation du précédent bailleur indiquant que le candidat est à jour, une attestation d'élection de domicile, une attestation sur l'honneur de l'hébergeant, ou le dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, le titre de propriété de la résidence principale.

Puis un ou plusieurs documents sur l'activité professionnelle : contrat de travail ou de stage ou, à défaut, attestation de l'employeur, extrait K ou K bis de moins de trois mois, fiche d'immatriculation au Registre national des entreprises de moins de trois mois, certificat d'identification de l'Insee pour un indépendant, carte professionnelle pour une profession libérale, carte d'étudiant ou certificat de scolarité.

Enfin un ou plusieurs justificatifs de ressources : dernier ou avant-dernier avis d'imposition, trois derniers bulletins de salaire, indemnités de stage, deux derniers bilans ou attestation de ressources d'un comptable pour un non-salarié, justificatifs de pensions et prestations sociales, simulation d'aides au logement, avis d'attribution de bourse, titre de propriété ou avis de taxe foncière, justificatifs de revenus fonciers ou de capitaux.

Quelles pièces peut-on demander à la caution ?

L'annexe II fixe une liste propre aux cautions. Une caution personne physique fournit une pièce d'identité avec photographie. Une caution personne morale fournit un extrait K bis de moins de trois mois ou ses statuts, ou toute pièce justifiant de son existence légale, et le justificatif d'identité de son représentant.

La caution fournit aussi une seule pièce de domicile, choisie dans sa propre liste : dernière quittance de loyer, facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, attestation d'assurance logement de moins de trois mois, ou dernier avis de taxe foncière. S'y ajoutent des justificatifs d'activité professionnelle et de ressources, sur le modèle de ceux du candidat.

Pour tous, l'article 1er du décret admet des copies. Les pièces sont rédigées ou traduites en français, et les montants convertis en euros. Le bailleur peut demander à voir les originaux. La liste du candidat ne s'applique pas aux demandes d'attribution de logements sociaux.

Ce qu'un bailleur ne peut pas exiger

Puisque la liste est limitative, tout document qui n'y figure pas est exclu. Le relevé de compte bancaire, l'attestation de bonne tenue de compte, la photographie d'identité, la carte d'assuré social, l'attestation d'absence de crédit, l'extrait de casier judiciaire, l'autorisation de prélèvement ou le chèque de réservation n'apparaissent dans aucune des deux annexes.

L'ordre des pièces compte aussi. L'attestation de l'employeur n'est prévue qu'à défaut de contrat de travail. Pour le domicile, le candidat fournit une seule pièce. On choisit dans la liste, on ne la cumule pas.

Aucune somme ne peut être demandée au candidat pour constituer son dossier avant la signature. Selon l'article 5 de la loi de 1989, les honoraires de constitution du dossier sont partagés entre bailleur et locataire et ne sont dus qu'à la signature du bail.

Sélection du candidat et non-discrimination

L'article 1er de la loi du 6 juillet 1989 interdit de refuser une location pour un motif discriminatoire défini à l'article 225-1 du code pénal. En cas de litige, le candidat écarté présente des éléments de fait laissant supposer une discrimination, et c'est alors au bailleur de prouver que sa décision est justifiée.

Beaucoup de pièces interdites révèlent précisément des critères prohibés : un relevé de compte montre des dépenses, une photographie montre une apparence, un casier judiciaire touche à la vie privée. Les écarter protège le candidat et le professionnel. Le refus se fonde sur des critères objectifs écrits à l'avance, appliqués à tous les dossiers.

Ce que le gestionnaire doit mettre en place

Le premier chantier est le support. Le formulaire de candidature, la page de l'annonce et le message envoyé aux candidats reprennent la liste du décret, et seulement elle. Une liste maison qui réclame un relevé de compte constitue un manquement dès la demande, sans même qu'un candidat soit refusé.

Le deuxième est la conduite face au bailleur. Si celui-ci exige une pièce interdite ou la cosignature des parents, le professionnel répond par écrit, texte à l'appui. Le troisième est la protection des données : le dossier ne contient que les pièces utiles, il n'est transmis au bailleur que pour la décision, et celui du candidat non retenu est détruit une fois la finalité atteinte, selon le principe de limitation de la conservation du RGPD.

L'article 1-1 du décret décrit la procédure de sanction : le préfet informe le bailleur des faits reprochés et du montant envisagé, puis lui laisse deux mois pour présenter ses observations avant d'émettre un titre de perception.

Exemple : la candidate travailleuse indépendante

Exemple fictif. Une graphiste indépendante candidate pour un deux-pièces. Le gestionnaire peut lui demander sa carte d'identité, ses trois dernières quittances de loyer, son certificat d'identification de l'Insee, ses deux derniers bilans ou une attestation de ressources de son comptable, et son dernier avis d'imposition.

Il ne peut pas lui demander ses relevés bancaires pour « vérifier la régularité de ses revenus », ni une attestation de son expert-comptable en plus de ses deux bilans, ni la cosignature de ses parents. Sa mère propose de se porter caution : le gestionnaire lui demande les pièces de l'annexe II, et aucune autre.

Questions fréquentes : dossier de location (pièces exigibles)

Les textes de référence

• Article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr
• Décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixant la liste des pièces justificatives pouvant être demandées au candidat à la location et à sa cautionlegifrance.gouv.fr
• Annexe I du décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015legifrance.gouv.fr
• Annexe II du décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015legifrance.gouv.fr
• Article 1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr