Charges locatives récupérables : définition et règles en 2026

Que dit l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 ?

L'article 23 qualifie les charges récupérables de « sommes accessoires au loyer principal ». Elles sont exigibles sur justification, et seulement en contrepartie de trois catégories de dépenses. Première catégorie : les services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée. Deuxième catégorie : les dépenses d'entretien courant et les menues réparations sur les éléments d'usage commun. Troisième catégorie : les impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.

Le texte donne un exemple précis pour la deuxième catégorie. Sont récupérables les dépenses du contrat d'entretien des ascenseurs qui portent sur les opérations et vérifications périodiques minimales, la réparation et le remplacement de petites pièces présentant des signes d'usure excessive, le dégagement des personnes bloquées en cabine et le dépannage. Le remplacement de l'appareil lui-même n'entre pas dans cette liste.

La liste détaillée est fixée par décret en Conseil d'État. Elle ne peut être modifiée par le bail. Seuls des accords collectifs locaux, conclus selon l'article 42 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986, peuvent y déroger, et uniquement pour l'amélioration de la sécurité ou la prise en compte du développement durable. Pour les services assurés par contrat d'entreprise ou les énergies distribuées par réseaux, le coût récupérable est la dépense toutes taxes comprises acquittée par le bailleur.

La liste du décret du 26 août 1987, rubrique par rubrique

L'annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987 range les charges en huit rubriques. I : ascenseurs et monte-charge. II : eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes. III : installations individuelles. IV : parties communes intérieures au bâtiment. V : espaces extérieurs (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires de jeux). VI : hygiène. VII : équipements divers. VIII : impositions et redevances.

La rubrique VIII est courte et mérite d'être connue par cœur : droit de bail, taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage. La taxe foncière n'y figure pas. Le bailleur récupère donc la ligne des ordures ménagères portée sur son avis de taxe foncière, jamais la taxe foncière elle-même.

Pour l'eau, l'annexe précise que les dépenses de consommation incluent les taxes et redevances, dont la redevance d'assainissement, à l'exclusion de celles auxquelles le propriétaire est astreint en application de l'article L. 35-5 du code de la santé publique. La liste est lue comme limitative : une dépense absente de l'annexe reste à la charge du bailleur, quelle que soit la rédaction du bail.

Gardien, concierge, employé d'immeuble : quels taux appliquer ?

L'article 2 du décret fixe des taux précis pour le personnel. Lorsque le gardien ou le concierge assure, selon son contrat de travail, à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets, sa rémunération et les charges sociales et fiscales afférentes sont récupérables à hauteur de 75 %. S'il n'assure qu'une seule de ces deux tâches, le taux tombe à 40 %. Un couple de gardiens sous contrat de travail commun compte comme un personnel unique.

L'employé d'immeuble qui assure l'entretien des parties communes ou l'élimination des rejets est récupérable en totalité. Les dépenses de personnel d'encadrement technique chargé du contrôle direct du gardien sont récupérables à hauteur de 10 % de leur montant. Certains éléments sont toujours exclus de la base : salaire en nature, intéressement et participation, indemnités de départ à la retraite et de licenciement, cotisation de mutuelle prise en charge par l'employeur, cotisation à la médecine du travail, notamment.

Une dernière règle du même article tranche un débat fréquent : le remplacement d'un élément d'équipement n'est assimilé à une menue réparation que si son coût est au plus égal au coût de celle-ci. Un remplacement plus coûteux relève du bailleur.

Provision ou forfait : comment les charges se paient

En location nue, les charges peuvent donner lieu à des provisions, qui doivent alors être régularisées chaque année. Les demandes de provisions se justifient par les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation et, en copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel. Une provision fixée au hasard est une provision contestable.

En location meublée de résidence principale, l'article 25-10 de la loi de 1989 laisse le choix aux parties. Soit des provisions régularisées dans les conditions de l'article 23, soit un forfait versé avec le loyer, sans complément ni régularisation ultérieure. Ce forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal. Il ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire, ou le précédent locataire, se serait acquitté.

Le forfait n'est pas ouvert dans un bail nu ordinaire. D'autres régimes particuliers le permettent, comme la colocation ou le bail mobilité : vérifiez le régime du contrat avant d'écrire la clause.

Ce que le gestionnaire locatif doit vérifier et conserver

Le gestionnaire ne recopie jamais l'état de charges du syndic. Il reprend les dépenses de l'exercice ligne à ligne et se pose quatre questions : quel élément, quelle nature de dépense, quelle ligne de l'annexe, et le locataire profite-t-il réellement de cet élément. Les honoraires du syndic, les assurances de l'immeuble, les gros travaux et le fonds de travaux n'apparaissent dans aucune rubrique de l'annexe.

Lorsqu'un contrat d'entreprise couvre à la fois des prestations récupérables et d'autres qui ne le sont pas, le décret impose au bailleur de s'assurer que le contrat les distingue. En pratique, demandez au prestataire ou au syndic une ventilation écrite, et conservez-la avec les factures. Ce sont ces pièces que le locataire pourra consulter.

Le risque est concret. Toutes les actions dérivant du bail se prescrivent par trois ans selon l'article 7-1 de la loi de 1989. Un locataire qui découvre une dépense indûment récupérée peut en demander la restitution sur cette période. Pour l'agence, la répétition d'une erreur sur tout un portefeuille engage sa responsabilité de mandataire envers chaque bailleur, et abîme la relation avec chaque locataire.

Exemple chiffré : la ligne du gardien

Exemple fictif. Un immeuble emploie un gardien qui assure, selon son contrat, l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles. Sa rémunération et les charges afférentes, hors éléments exclus par le décret, s'élèvent à 30 000 € pour l'exercice. Le lot loué supporte 2 % de cette dépense selon la clé de répartition, soit 600 €.

Le gardien assure les deux tâches : le taux récupérable est de 75 %. La part récupérable sur le locataire est donc de 450 €. Si le même gardien n'assurait que l'entretien des parties communes, le taux serait de 40 %, soit 240 €. L'écart de 210 € sur un seul poste montre pourquoi le contrat de travail du gardien doit être lu, et pas seulement l'intitulé de son poste.

Si le bail court sur une partie seulement de l'exercice, appliquez ensuite le prorata de la durée d'occupation. Un locataire entré au 1er juillet ne supporte que la moitié de l'exercice.

Questions fréquentes : charges locatives récupérables

Les textes de référence

• Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr
• Article 2 du décret n° 87-713 du 26 août 1987legifrance.gouv.fr
• Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables (annexe)legifrance.gouv.fr
• Article 25-10 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr
• Article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr
• Article 5 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr