Quittance de loyer : définition et règles en 2026

Que dit l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 ?

L'article 21 tient en quelques phrases, et chacune porte une obligation. Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges. Aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire.

Le texte ajoute deux règles pratiques. Avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut transmettre la quittance par voie dématérialisée. Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu.

Le texte vise expressément le mandataire. Quand l'agence encaisse les loyers, c'est elle qui émet les quittances au nom du bailleur, et c'est elle qui répond d'un refus, d'un retard ou d'une quittance erronée.

Quittance ou reçu : la différence qui compte

La quittance constate que le terme est payé et libère le locataire pour la période qu'elle désigne. Le reçu constate seulement qu'une somme a été versée, sans dire que la dette du terme est éteinte. Délivrer une quittance pour un terme réglé à moitié revient à écrire soi-même que le locataire est à jour.

Un reçu utile porte la date du versement, le montant reçu, la mention qu'il s'agit d'un paiement partiel, le terme sur lequel la somme est imputée et le solde restant dû. Ajoutez une réserve de droits pour le recouvrement du solde. Encaisser un paiement partiel n'empêche ni la relance, ni le commandement de payer pour le solde.

Quand un arriéré ancien existe, la quittance d'un terme payé ne doit pas laisser croire que tout le compte est soldé. Mentionnez le solde antérieur restant dû, ou joignez le décompte. Vous quittancez un terme, vous ne soldez pas un compte.

Gratuité : aucun frais, même pour un duplicata

La gratuité est écrite deux fois. L'article 21 interdit de facturer au locataire tout frais lié à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance. L'article 4 de la même loi répute non écrite la clause qui fait supporter au locataire des frais de relance ou d'expédition de la quittance.

En pratique, aucune ligne de frais d'édition, d'envoi, de duplicata ou de forfait administratif ne peut apparaître. Un locataire qui réclame douze quittances anciennes formule une demande légitime ; leur coût de traitement reste à la charge du bailleur, ou de l'honoraire de gestion selon le mandat. Le texte ne distingue ni le nombre de quittances ni leur ancienneté.

Paramétrez votre logiciel en conséquence. Une ligne de frais automatique, répétée sur tout un portefeuille, crée autant de sommes indues que le locataire peut réclamer dans le délai de prescription de trois ans de l'article 7-1.

Envoyer la quittance par courriel : l'accord exprès

La transmission dématérialisée suppose l'accord exprès du locataire. Un locataire qui a donné son adresse électronique dans son dossier de candidature n'a pas, par ce seul fait, accepté de recevoir ses quittances par courriel. Faites signer une mention distincte, dans le bail ou par écrit séparé, et conservez-la au dossier.

Conservez aussi un exemplaire de chaque quittance émise dans le dossier du lot, et pas seulement dans la messagerie. Les messageries et les logiciels changent ; le dossier du lot doit rester lisible pendant toute la durée du bail et au-delà.

L'accord porte sur la quittance. Il ne vaut pas accord pour d'autres échanges, comme la notification d'un congé, qui obéit à des formes propres prévues par l'article 15 de la loi de 1989.

Ce que le gestionnaire doit faire, vérifier et conserver

Première règle de méthode : la quittance ne s'édite qu'après le rapprochement bancaire, jamais avant. Une quittance émise sur un loyer non encaissé est une preuve de paiement fabriquée contre le bailleur, difficile à combattre ensuite.

Deuxième règle : éditez à la date réelle et indiquez la période couverte. Une quittance antidatée est fausse dans sa date, et un locataire attentif le démontrera avec l'enveloppe ou le courriel d'envoi. Troisième règle : ne conditionnez jamais la quittance d'un terme payé au règlement d'un autre arriéré. Vous devez la quittance de ce qui est payé.

La quittance compte aussi pour le locataire hors de votre dossier. Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, qui fixe la liste des pièces qu'un bailleur peut demander à un candidat, admet les dernières quittances de loyer. Une quittance refusée ou retardée bloque son relogement, et se transforme vite en litige.

Quittance, avis d'échéance, attestation : trois documents à ne pas confondre

L'avis d'échéance annonce ce qui va être dû pour le terme à venir. Il ne prouve aucun paiement. La quittance, elle, constate un paiement intégral déjà reçu. L'article 21 soumet les deux documents à la même règle de gratuité : aucun frais lié à leur gestion ne peut être facturé au locataire.

L'attestation de loyer destinée à un organisme d'aide au logement est encore un autre document. Elle suit le formulaire propre à cet organisme et ne remplace pas la quittance. La retarder retarde le versement de l'aide, donc l'encaissement du bailleur. L'attestation de bonne tenue de compte demandée par un futur bailleur ne relève d'aucune obligation légale : si vous en délivrez une, n'y écrivez que des faits vérifiables, car l'agence engage sa responsabilité sur ce qu'elle affirme.

En colocation avec bail unique, la quittance se délivre pour le logement et pour le terme, pas par tête. Un colocataire peut recevoir un document indiquant ce qu'il a personnellement versé, à telle date, imputé sur tel terme. Ne le présentez pas comme une quittance partielle : vous créeriez une répartition du loyer que le bail ne prévoit pas.

Exemple chiffré : un terme payé en deux fois

Exemple fictif. Le loyer d'avril est de 750 € et la provision sur charges de 60 €, soit 810 €. Le locataire verse 500 € le 5 avril. Le gestionnaire délivre un reçu : 500 € reçus le 5 avril, imputés sur le terme d'avril, paiement partiel, solde restant dû 310 €, sous réserve de tous droits du bailleur.

Le 28 avril, le locataire verse les 310 € restants. Le terme est alors entièrement payé : le gestionnaire délivre la quittance d'avril, qui distingue 750 € de loyer et 60 € de provision sur charges, et mentionne la période du 1er au 30 avril.

Si le gestionnaire avait émis la quittance dès le 5 avril, il aurait reconnu par écrit un paiement de 810 € qui n'avait pas eu lieu. Le reçu protège le bailleur ; la quittance prématurée le désarme.

Questions fréquentes : quittance de loyer

Les textes de référence

• Article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr
• Article 4 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr
• Article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr