Régularisation des charges locatives : définition et règles en 2026

Quand la régularisation est-elle obligatoire ?

L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l'objet d'une régularisation annuelle. L'obligation naît donc du choix des provisions. Elle vaut dans les deux sens : le bailleur régularise aussi quand le solde profite au locataire.

Le régime est différent lorsque les charges sont payées sous forme de forfait, dans les cas où la loi l'autorise. Pour le meublé de résidence principale, l'article 25-10 précise que le forfait ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure. Un bail qui prévoit un forfait ne se régularise jamais, ni au profit du bailleur, ni au profit du locataire.

La régularisation porte sur les seules charges récupérables, celles que liste le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Elle ne sert pas à rattraper autre chose, comme une révision de loyer oubliée ou des frais que la liste n'autorise pas.

Le calendrier imposé par la loi : un mois avant, six mois de pièces

Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges. Dans les immeubles collectifs, il y joint le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d'information sur le calcul des charges de chauffage et d'eau chaude collectifs et sur la consommation individuelle du logement. Le décompte et l'appel du solde ne partent donc pas le même jour.

Durant six mois à compter de l'envoi du décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires. En pratique, indiquez dans le courrier où et comment les consulter : à l'agence sur rendez-vous, ou par un accès en ligne. Depuis le 1er septembre 2015, le bailleur transmet aussi, à la demande du locataire, le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou par voie postale.

Les provisions de l'année suivante s'ajustent sur le résultat. La loi prévoit que les demandes de provisions sont justifiées par les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation et, en copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel. Une régularisation qui laisse les provisions inchangées reproduit le même écart l'année suivante.

La méthode, du relevé de dépenses au solde

Commencez par la période couverte et la date d'entrée ou de sortie du locataire. Reprenez ensuite les dépenses de l'exercice, poste par poste, et qualifiez chacune au regard de l'annexe du décret de 1987. Appliquez les taux partiels prévus pour le personnel (75 %, 40 % ou 100 % selon les tâches), puis la clé de répartition propre à chaque nature de dépense, puis le prorata de la durée d'occupation.

En copropriété, partez des dépenses de l'exercice telles qu'elles ressortent des comptes approuvés, pas des appels de fonds. Un appel de fonds n'est pas une dépense. Retirez systématiquement ce que la liste ne vise pas : honoraires du syndic, assurances, travaux d'amélioration, remplacements d'équipements plus coûteux qu'une menue réparation, cotisations au fonds de travaux.

Déduisez enfin les provisions appelées pour la même période. Le résultat est le solde : un complément à appeler ou un trop-perçu à rembourser. Le trop-perçu appartient au locataire ; il se rembourse ou s'impute sur les échéances suivantes avec son accord.

Régularisation tardive : ce que le bailleur perd

Le retard n'éteint pas la créance tout de suite, mais il la borne. L'article 7-1 de la loi de 1989 prescrit toutes les actions dérivant du bail par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer. Au-delà, la réclamation se heurte à la prescription.

L'article 23 ajoute une protection : lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année d'exigibilité des charges, le paiement par le locataire se fait par douzième, s'il en fait la demande. Les charges de 2024 qui n'ont pas été régularisées au 31 décembre 2025 peuvent ainsi être étalées sur douze mois à l'initiative du locataire.

Un retard peut aussi révéler une dette du bailleur. Quand les provisions dépassaient les dépenses réelles, le locataire peut réclamer le trop-perçu dans le même délai de trois ans. Rattrapez donc exercice par exercice, avec un décompte et des pièces pour chaque année, jamais par un décompte global pluriannuel.

Le locataire qui part avant l'arrêté des comptes

Dans un immeuble collectif, la sortie du locataire tombe rarement à la clôture de l'exercice. L'article 22 de la loi de 1989 autorise le bailleur à procéder à un arrêté des comptes provisoire et à conserver une provision, dûment justifiée, qui ne peut excéder 20 % du montant du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble.

La régularisation définitive et la restitution du solde interviennent dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes de l'immeuble. Les parties peuvent aussi convenir à l'amiable de solder immédiatement l'ensemble des comptes. Notez la date d'assemblée générale de chaque immeuble dans la fiche du lot : c'est elle qui déclenche ce délai d'un mois.

Une retenue supérieure à 20 %, ou une retenue sans arrêté provisoire, expose le bailleur à la majoration pour restitution tardive prévue par le même article : 10 % du loyer mensuel en principal par période mensuelle commencée en retard.

Ce que le gestionnaire doit faire, et ce qu'il risque

Le gestionnaire tient un calendrier par immeuble, calé sur l'approbation des comptes, et régularise chaque bail dans l'année qui suit. Il conserve, pour chaque exercice, le décompte envoyé, la preuve de l'envoi, la ventilation des dépenses et les factures. Ce dossier sert pendant six mois au locataire et pendant trois ans en cas de contestation.

Le risque est double. Envers le bailleur, le mandataire qui laisse prescrire des charges ou subit un étalement par douzième lui fait perdre de l'argent et engage sa responsabilité contractuelle. Envers le locataire, un décompte qui inclut des dépenses non récupérables ou des pièces introuvables conduit à restituer les sommes et fragilise toute réclamation future.

À la reprise d'un portefeuille, faites un état écrit des régularisations faites et manquantes, bail par bail. Cet état date le point de départ de votre responsabilité et vous évite d'hériter des retards du gestionnaire précédent.

Exemple chiffré d'une régularisation annuelle

Exemple fictif. Un locataire paie 80 € de provisions par mois, soit 960 € sur l'exercice. Les comptes de l'immeuble, approuvés en assemblée générale, font apparaître pour son lot 1 104 € de dépenses récupérables après application des taux de personnel, de la clé de répartition et de la liste réglementaire.

Le solde dû par le locataire est de 1 104 € moins 960 €, soit 144 €. Le gestionnaire envoie le décompte par nature de charges un mois avant d'appeler ce solde et indique que les pièces sont consultables pendant six mois. Dans le même courrier, il porte la provision mensuelle à 92 €, soit 1 104 € divisés par douze, sauf si le budget prévisionnel annonce une évolution différente.

Si ce même solde concernait des charges exigibles deux ans plus tôt, le locataire pourrait demander à le payer par douzième, soit 12 € par mois.

Questions fréquentes : régularisation des charges locatives

Les textes de référence

• Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr
• Article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr
• Article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr
• Article 25-10 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989legifrance.gouv.fr