Registre national des copropriétés (immatriculation) : définition et règles en 2026

Que dit l'article L. 711-1 du code de la construction et de l'habitation ?

Le registre a été institué par la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014, dite loi ALUR. Son objet est double : faciliter la connaissance des citoyens et des pouvoirs publics sur l'état des copropriétés, et permettre la mise en œuvre d'actions destinées à prévenir leurs dysfonctionnements.

Il concerne tous les syndicats de copropriétaires qui administrent des immeubles à destination partielle ou totale d'habitation, quelle que soit leur taille. L'obligation d'immatriculation par le syndic s'est appliquée progressivement : au 31 décembre 2016 pour les syndicats de plus de deux cents lots, au 31 décembre 2017 pour ceux de plus de cinquante lots, au 31 décembre 2018 pour tous les autres.

Qui immatricule la copropriété ?

L'article L. 711-4 répartit la tâche. Pour un immeuble mis en copropriété, c'est le notaire chargé de publier l'état descriptif de division et le règlement de copropriété qui fait la déclaration d'immatriculation. Dans tous les autres cas, c'est le syndic, qui accomplit aussi les déclarations et modifications ultérieures.

Toutes les démarches sont dématérialisées. L'article R. 711-1 liste les télédéclarants : syndics en exercice, mandataires ad hoc, administrateurs provisoires, ancien représentant légal dans certaines conditions, syndics provisoires et notaires. Un syndic ne peut saisir de données pour une copropriété qu'après le rattachement de son compte à celle-ci par le teneur du registre.

En cas de vente, l'article L. 711-5 prévoit que tout acte authentique de vente d'un lot mentionne le numéro d'immatriculation. Sans syndic désigné, ou si une mise en demeure du syndic reste sans effet pendant un mois, le notaire immatricule d'office le syndicat. Les frais sont alors supportés par le syndic, ou par le syndicat si le syndic n'est pas rémunéré.

Quelles données faut-il déclarer ?

L'article L. 711-2 distingue les données d'identification et les données de gestion. Figurent au registre le nom, l'adresse et la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots, le nom du syndic, ainsi que l'existence d'une procédure pour copropriété en difficulté ou d'un arrêté de police de la sécurité et de la salubrité. Ces informations sont portées à la connaissance du public.

S'y ajoutent les données qui permettent de connaître la situation financière et les caractéristiques techniques. Selon l'article R. 711-9, il s'agit de l'exercice comptable, du budget prévisionnel, des provisions pour travaux, des dettes envers les fournisseurs, des impayés, du nombre de copropriétaires débiteurs au-delà d'un seuil fixé par arrêté et de la présence d'employés ; les petites copropriétés de l'article 41-8 de la loi de 1965 sont dispensées de déclarer le nombre de débiteurs et le montant des impayés. Pour le bâti : le nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, le nombre d'ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage.

Les informations financières déclarées sont celles des comptes du dernier exercice clos et approuvés par l'assemblée générale.

Quand mettre à jour les données ?

L'article R. 711-10 fixe un délai précis. Le syndic déclare chaque année les informations financières dans les deux mois qui suivent l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés. Les autres informations sont actualisées au même moment si leur contenu a changé.

En fin de mandat, l'article R. 711-4 impose au syndic non renouvelé d'informer le teneur du registre dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, en indiquant l'identité de son successeur. Si les comptes ont été approuvés lors de la même assemblée, il transmet aussi la mise à jour annuelle. Le nouveau syndic demande ensuite le rattachement de son compte à la copropriété.

Légifrance indique que la rédaction actuelle de l'article R. 711-9 est en vigueur jusqu'au 21 février 2027 : une nouvelle version des données à déclarer s'appliquera à cette date. Vérifiez le texte avant les déclarations de 2027.

Les sanctions : astreinte, subventions et notaire

L'article L. 711-6 prévoit une gradation. Si le syndic n'a pas immatriculé le syndicat ou n'a pas transmis les données, le teneur du registre, un copropriétaire ou toute personne intéressée peut le mettre en demeure par lettre recommandée avec avis de réception. Un mois après une mise en demeure restée infructueuse, le teneur du registre peut appliquer une astreinte au syndic.

L'astreinte ne peut dépasser 20 € par lot et par semaine. Elle court jusqu'à la transmission complète des données et ne peut pas être facturée aux copropriétaires, sauf si le syndic n'est pas rémunéré. Exemple fictif : pour une copropriété de soixante lots, six semaines de retard peuvent coûter au syndic jusqu'à 20 × 60 × 6, soit 7 200 €.

La sanction la plus lourde frappe le syndicat lui-même : sans immatriculation et données à jour, il ne peut bénéficier d'aucune subvention de l'État, de ses établissements publics ou des collectivités territoriales. Une copropriété qui prépare une rénovation énergétique doit donc vérifier sa fiche avant toute demande d'aide.

Ce que le syndic doit faire, et ce qu'il peut facturer

À chaque reprise de mandat, le syndic interroge le registre avant toute autre démarche : existence de la fiche, exactitude du nombre de lots, date de la dernière mise à jour. Il calque ensuite son calendrier sur celui des assemblées : approbation des comptes, puis déclaration annuelle dans les deux mois.

L'immatriculation initiale du syndicat figure dans la liste limitative des prestations particulières (annexe 2 du décret du 17 mars 1967, 18°). Elle peut donc donner lieu à une rémunération complémentaire si le contrat la prévoit. Les mises à jour annuelles, elles, ne figurent pas dans cette liste et relèvent du forfait.

Questions fréquentes : registre national des copropriétés (immatriculation)

Les textes de référence

• Article L. 711-1 du code de la construction et de l'habitationlegifrance.gouv.fr
• Article L. 711-2 du code de la construction et de l'habitationlegifrance.gouv.fr
• Article L. 711-4 du code de la construction et de l'habitationlegifrance.gouv.fr
• Article L. 711-6 du code de la construction et de l'habitationlegifrance.gouv.fr
• Article R. 711-10 du code de la construction et de l'habitationlegifrance.gouv.fr
• Article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitationlegifrance.gouv.fr