Fiche synthétique de la copropriété : définition et règles en 2026

Que dit l'article 8-2 de la loi de 1965 ?

L'article 8-2, dans sa rédaction en vigueur depuis le 1er juin 2020, pose trois obligations. Le syndic établit une fiche synthétique regroupant les données financières et techniques essentielles de la copropriété et de son bâti. Il la met à jour chaque année. Il la met à disposition des copropriétaires.

Si un copropriétaire n'obtient pas la fiche dans le délai d'un mois à compter de sa demande, des pénalités par jour de retard sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Elles sont déduites de sa rémunération lors de l'arrêté des comptes soumis à l'assemblée générale.

Ces règles ne s'appliquent pas aux syndics qui administrent des immeubles à destination totale autre que d'habitation. Un immeuble entièrement composé de bureaux ou de commerces échappe donc à l'obligation.

Que contient la fiche synthétique ?

L'article 2 du décret du 21 décembre 2016 en fixe le contenu en six rubriques. L'identification de la copropriété : nom d'usage, adresses, numéro d'immatriculation au registre national et date de la dernière mise à jour, date du règlement de copropriété, numéro SIRET le cas échéant. L'identité du syndic ou de l'administrateur provisoire qui l'établit, et le cadre de son intervention.

L'organisation juridique : syndicat principal, secondaire ou coopératif, résidence-services. Les caractéristiques techniques : nombre total de lots, nombre de lots d'habitation, de commerces et de bureaux, nombre de bâtiments, période de construction. Les équipements : type de chauffage et, pour un chauffage collectif non urbain, énergie utilisée, nombre d'ascenseurs.

Les caractéristiques financières du dernier exercice approuvé : dates de l'exercice et de l'assemblée d'approbation, charges pour opérations courantes, charges pour travaux et opérations exceptionnelles, dettes fournisseurs, impayés, nombre de copropriétaires débiteurs au-delà du seuil fixé par arrêté, montant du fonds de travaux, présence de personnel.

Quand la mettre à jour, et sous quelle forme ?

L'article 1er du décret fixe le rythme : chaque année, les données sont établies dans un délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

La fiche peut être extraite du registre national des copropriétés. Elle porte alors la date de délivrance et la mention « fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal ». Sinon, elle mentionne la date de délivrance, le nom et la signature de l'autorité qui l'a délivrée, avec son cachet.

Les chiffres de la fiche et ceux déclarés au registre proviennent des mêmes comptes approuvés. Le registre doit lui-même être mis à jour dans les deux mois qui suivent l'assemblée d'approbation des comptes (article R. 711-10 du code de la construction et de l'habitation). Traiter les deux mises à jour ensemble évite les écarts.

Combien coûte un retard de délivrance ?

Le décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020 fixe la pénalité prévue à l'article 8-2 à 15 euros par jour de retard. Elle court au-delà du délai d'un mois suivant la demande du copropriétaire et vient en déduction de la rémunération forfaitaire du syndic.

Exemple fictif : un copropriétaire demande la fiche le 2 mars. Le délai d'un mois expire début avril. Si la fiche n'est mise à disposition que vingt jours après cette échéance, la pénalité atteint 300 €, déduite des honoraires du syndic à la clôture des comptes. Le contrat type de syndic reprend cette pénalité dans sa rubrique consacrée à la fiche synthétique.

Ce que le syndic doit faire

La fiche fait partie de la mission couverte par le forfait. Elle ne figure pas dans la liste limitative des prestations particulières de l'annexe 2 du décret du 17 mars 1967 : le syndic ne peut donc pas la facturer en supplément.

Une routine simple évite les retards : approbation des comptes, mise à jour du registre, mise à jour de la fiche, dépôt sur l'espace en ligne des copropriétaires. La fiche est tenue prête, pas produite dans l'urgence à chaque demande. Le syndic conserve la trace de la date de chaque demande et de chaque mise à disposition, qui fait courir ou arrête la pénalité.

Lors d'un changement de syndic, le successeur reprend la fiche à son nom : l'identité du représentant légal et le cadre de son intervention font partie des mentions obligatoires. Il vérifie aussi le numéro d'immatriculation et la date de dernière mise à jour du registre. Le syndic sortant doit en effet informer le teneur du registre de la fin de son mandat dans le mois qui suit la cessation de ses fonctions (article R. 711-4 du code de la construction et de l'habitation).

La fiche synthétique dans une vente

L'article L. 721-2 du code de la construction et de l'habitation place la fiche synthétique en tête des documents remis à l'acquéreur d'un lot d'un immeuble à usage total ou partiel d'habitation, au plus tard à la signature de la promesse de vente. Elle n'est pas exigée lorsque l'acquéreur est déjà propriétaire d'au moins un lot dans la même copropriété.

Pour l'agent immobilier, c'est le premier document à demander au vendeur. En une page, il donne le nombre de lots, l'âge de l'immeuble, le chauffage, le niveau des impayés et le montant du fonds de travaux. Un taux d'impayés élevé ou un fonds de travaux faible sont des points à expliquer avant l'offre, pas après.

Les erreurs fréquentes

Confondre la fiche synthétique avec l'état daté ou le pré-état daté. La fiche décrit le syndicat et l'immeuble ; elle ne dit rien de la situation comptable d'un lot particulier. Lui demander de remplacer ces documents est une erreur.

Remettre une fiche périmée, établie avant la dernière approbation des comptes. Facturer la fiche à l'unité. Oublier qu'elle est due à tout copropriétaire qui la demande, et pas seulement aux vendeurs. Chacune de ces erreurs se paie en pénalités, en réclamations ou en retard de signature.

Questions fréquentes : fiche synthétique de la copropriété

Les textes de référence

• Article 8-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965legifrance.gouv.fr
• Décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016legifrance.gouv.fr
• Décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020legifrance.gouv.fr
• Article L. 721-2 du code de la construction et de l'habitationlegifrance.gouv.fr
• Annexe 2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967legifrance.gouv.fr