Registre des mandats : définition et règles en 2026

Que disent les articles 72 et 65 du décret du 20 juillet 1972 ?

L'article 72 vise le titulaire de la carte portant la mention « Transactions sur immeubles et fonds de commerce ». Il ne peut négocier ni s'engager sans détenir un mandat écrit, délivré au préalable par l'une des parties. Tous les mandats sont ensuite mentionnés par ordre chronologique sur un registre des mandats, conforme à un modèle fixé par arrêté du ministre chargé de l'économie.

Le même article ajoute trois règles concrètes. Le numéro d'inscription est reporté sur l'exemplaire du mandat qui reste en la possession du mandant. Le registre est coté sans discontinuité et relié à l'avance, ou tenu sous forme électronique dans les conditions des articles 1365 et suivants du code civil. Les mandats et le registre sont conservés pendant dix ans.

L'article 65 transpose la règle à la gestion immobilière et au syndic. Le titulaire de la carte, ou ses représentants légaux ou statutaires pour une société, tient le registre sous sa responsabilité. Il y porte aussi, à leur date, les décisions qui lui confient la gestion d'un syndicat de copropriétaires, d'une société ou d'une association. En cas de cessation de garantie, le registre est communiqué au garant ou à l'administrateur désigné.

Que faut-il inscrire sur une ligne du registre ?

Le texte renvoie le modèle du registre à un arrêté : celui du 15 septembre 1972, dont l'annexe I vaut pour la gestion et l'annexe II pour la transaction. Suivez les colonnes de ce modèle, publié au Journal officiel du 28 septembre 1972. Une colonne de suite, que le décret n'exige pas, rend service : on y porte la date et la cause de la fin du mandat (vente réalisée, terme échu, dénonciation).

Un mandat dénoncé, annulé ou resté sans effet reste inscrit. On ne raye pas, on ne blanchit pas, on ne renumérote pas. Toute rature casse la continuité que le registre doit prouver, puisque l'exigence d'un registre coté sans discontinuité et relié vise précisément à empêcher l'ajout ou le retrait d'un mandat après coup.

Ne confondez pas ce registre avec le registre-répertoire de l'article 51 du même décret. Le registre des mandats trace les contrats. Le registre-répertoire trace les versements et remises de fonds reçus par le titulaire d'une carte « Transactions » ou « Marchand de listes ». Une agence qui détient des fonds tient donc les deux.

Pourquoi reporter le numéro sur l'exemplaire du mandant ?

Le report du numéro est la règle la plus souvent oubliée. Il ne suffit pas de numéroter l'exemplaire de l'agence : c'est celui du vendeur, du bailleur ou de l'acquéreur mandant qui doit porter le numéro. Ce report lui permet de vérifier que son mandat a bien été enregistré, et il permet au juge de vérifier que le mandat produit est celui qui a été signé à la date indiquée.

L'erreur type se produit hors de l'agence. Le négociateur fait signer le mandat chez le vendeur un vendredi soir, sans numéro, parce que le registre est au bureau. Le lundi, il enregistre et numérote son propre exemplaire. Les deux documents ne sont plus identiques, et c'est le pire scénario en cas de contestation.

La bonne organisation est simple à énoncer : aucun mandat n'est signé sans son numéro. Avec un registre électronique, le numéro est attribué à la création du mandat, avant l'impression. Avec un registre papier, il faut réserver le numéro par un appel à l'agence avant d'imprimer, ou utiliser des mandats prénumérotés dont la sortie est elle-même tracée.

Registre papier ou registre électronique : ce que vérifier

Le décret admet le registre électronique, à la condition de respecter les articles 1365 et suivants du code civil, qui encadrent l'écrit électronique et son intégrité. La cote et la reliure du registre papier avaient une fonction : rendre impossible l'insertion ou la suppression d'une ligne. Le procédé électronique doit produire le même effet.

Ce que vous devez contrôler dans un logiciel, ce n'est pas qu'il numérote. C'est qu'il horodate chaque inscription, qu'il conserve l'ordre chronologique et qu'il interdise de modifier une ligne enregistrée sans trace. Un tableur ne remplit aucune de ces conditions, même protégé par un mot de passe, parce que n'importe quelle cellule y reste modifiable.

La conservation suit le support. L'article 72 fixe dix ans pour les mandats de transaction et leur registre, quel que soit le support. Un export régulier et archivé du registre électronique évite de dépendre d'un éditeur de logiciel le jour d'un contrôle ou d'un litige.

Ce que l'agent immobilier doit faire, vérifier et conserver

La tenue du registre pèse sur le titulaire de la carte. Un négociateur salarié ou un agent commercial habilité n'ouvre pas son propre registre : il fait inscrire ses mandats sur celui du titulaire qui l'habilite. Le directeur d'agence doit donc fixer une procédure écrite, connue de tous, pour réserver un numéro avant toute signature, y compris à distance.

Un contrôle mensuel suffit à éviter la plupart des incidents. Comparez la liste des mandats en cours dans le logiciel avec le registre, vérifiez que chaque mandat signé porte son numéro sur les deux exemplaires, et que chaque fin de mandat est portée en colonne de suite. Rangez les mandats par numéro : c'est l'ordre dans lequel un contrôleur ou un juge les demandera.

Le refus de présenter ces pièces coûte cher. L'article 17 de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 punit de six mois d'emprisonnement et de 7 500 euros d'amende le fait de mettre obstacle à la mission des agents publics chargés du contrôle en refusant de leur communiquer les documents réclamés, notamment les mandats écrits.

Les erreurs qui coûtent cher

Un mandat irrégulier peut être annulé, et avec lui le fondement des honoraires. Depuis un arrêt de chambre mixte de la Cour de cassation du 24 février 2017, la méconnaissance des prescriptions formelles qui visent la seule protection du mandant, comme la durée limitée du mandat ou le report du numéro d'inscription, est sanctionnée par une nullité relative. Seul le mandant peut l'invoquer, il peut la couvrir en exécutant le contrat en connaissance du vice, et l'action se prescrit par cinq ans selon le droit commun.

Le défaut de report du numéro n'anéantit pas le mandat de plein droit : seul le mandant peut en demander la nullité, pas un tiers comme le locataire. Il vous prive en revanche de la preuve la plus simple de sa régularité, au moment même où on vous la demande. Il apparaît rarement seul : il accompagne en général une contestation des honoraires et la rend plus crédible.

Trois pratiques sont à proscrire. Laisser une ligne libre pour un mandat « en cours de signature ». Rayer une ligne pour un mandat dénoncé. Tenir le registre dans un tableur partagé. Chacune détruit la continuité que le texte exige et fragilise l'ensemble des mandats inscrits.

Exemple : une semaine d'inscriptions en agence

Exemple fictif. Lundi, l'agence inscrit sous le numéro 142 un mandat de vente simple signé au bureau. Mardi, un négociateur appelle avant son rendez-vous et réserve le numéro 143 : le mandat exclusif signé chez le vendeur porte ce numéro sur les deux exemplaires. Mercredi, le numéro 144 est attribué à un mandat de recherche confié par un acquéreur.

Jeudi, le vendeur du mandat 138 dénonce son mandat simple. La ligne 138 reste en place : la colonne de suite reçoit la date et la mention « dénoncé par le mandant ». Vendredi, le numéro 145 est attribué à un mandat de vente. Le registre ne comporte ni trou, ni rature, ni ligne réservée vide.

Dix ans plus tard, ces cinq lignes et les mandats correspondants doivent encore pouvoir être produits. C'est cette chaîne continue, et non le soin apporté à la mise en page, qui donne sa valeur probante au registre.

Questions fréquentes : registre des mandats

Les textes de référence

• Article 72 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972legifrance.gouv.fr
• Article 65 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972legifrance.gouv.fr
• Article 6 de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970legifrance.gouv.fr
• Article 17 de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970legifrance.gouv.fr
• Article 1 de l'arrêté du 15 septembre 1972 fixant le modèle des registres des mandatslegifrance.gouv.fr
• Article 2 de l'arrêté du 15 septembre 1972 fixant le modèle des registres des mandatslegifrance.gouv.fr
• Cour de cassation, chambre mixte, 24 février 2017, n° 15-20.411legifrance.gouv.fr
• Article 1182 du code civillegifrance.gouv.fr
• Article 2224 du code civillegifrance.gouv.fr