La carte professionnelle Syndic de copropriété, dite carte S

Une mention créée par la loi ALUR

Avant 2014, l'activité de syndic était exercée sous couvert de la carte de gestion immobilière, sans figurer en tant que telle dans l'énumération de l'article 1er de la loi Hoguet. La loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 a ajouté un 9° visant expressément l'exercice des fonctions de syndic de copropriété dans le cadre de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965.

Le décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, à son article 1er, attache à ce 9° la mention Syndic de copropriété portée sur la carte professionnelle.

Cette création répond à une réalité : la copropriété obéit à un droit propre, avec ses règles de convocation, de vote, de comptabilité séparée et de mandat, que le régime de la gestion locative ne recouvre pas. Identifier la fonction dans la loi Hoguet permet d'y attacher des exigences spécifiques.

Ce que la mention couvre

La mention couvre l'exercice des fonctions de syndic au sens de la loi du 10 juillet 1965 : représentation du syndicat des copropriétaires, exécution des décisions d'assemblée générale, administration de l'immeuble, tenue de la comptabilité du syndicat, appels de fonds, gestion des contrats et suivi des travaux.

Elle ne couvre ni la transaction ni la gestion locative. Un cabinet qui gère des copropriétés et administre par ailleurs des lots pour le compte de bailleurs a besoin de la mention Syndic de copropriété et de la mention Gestion immobilière.

Le syndic non professionnel, désigné parmi les copropriétaires et exerçant à ce titre, n'est pas soumis à la carte professionnelle. La loi Hoguet vise les personnes qui, d'une manière habituelle, se livrent ou prêtent leur concours aux opérations sur les biens d'autrui, ce qui suppose un exercice professionnel.

Les conditions de délivrance

Les conditions sont celles de l'article 3 de la loi Hoguet, communes à toutes les mentions : aptitude professionnelle, garantie financière permettant le remboursement des fonds, effets ou valeurs déposés, assurance contre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile professionnelle, et absence d'incapacité ou d'interdiction d'exercer.

La garantie financière prend ici une importance particulière. Un syndic détient des fonds appartenant au syndicat des copropriétaires, appelle des provisions et constitue des fonds de travaux. La couverture de ces sommes est la raison d'être du mécanisme institué en 1970.

L'aptitude professionnelle s'apprécie selon le décret du 20 juillet 1972, par diplôme ou par expérience, dans les mêmes conditions que pour les autres mentions. Le texte ne prévoit pas de diplôme spécifique à la copropriété.

Cette absence de spécialisation à l'entrée renforce le rôle de la formation continue. C'est par elle, et non par le diplôme initial, qu'un syndic met à jour ses connaissances sur un droit de la copropriété qui a été modifié en profondeur au cours des dernières années.

Le contrat de syndic et la durée du mandat

Le syndic professionnel exerce en vertu d'un contrat conclu avec le syndicat des copropriétaires, désigné par une décision d'assemblée générale. Ce contrat obéit à la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et à ses textes d'application, qui en encadrent le contenu et la durée.

Le mandat et la carte professionnelle ne suivent pas le même calendrier. Le premier dépend des assemblées générales, la seconde de la date de délivrance par la chambre de commerce. Un cabinet peut donc voir sa carte arriver à échéance en plein exercice d'un mandat pluriannuel.

C'est précisément ce décalage qui rend le suivi administratif sensible. Un syndic dont la carte expire ne peut pas se prévaloir de la durée restante de son mandat pour continuer d'exercer : la loi Hoguet subordonne l'exercice professionnel à la détention d'un titre en cours de validité.

Trois ans de validité et renouvellement

L'article 80 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 prévoit que la carte est valable trois ans et renouvelée pour la même durée, dans sa rédaction issue du décret n° 2016-1392 du 17 octobre 2016.

La demande de renouvellement est déposée auprès de la chambre compétente deux mois avant la date d'expiration, accompagnée de la garantie financière et de l'assurance à jour, ainsi que de la justification de la formation continue.

Pour un syndic, l'expiration de la carte a une conséquence lourde et immédiate : le mandat confié par le syndicat des copropriétaires suppose un professionnel régulièrement titulaire. L'anticipation n'est pas une précaution de confort.

La formation continue exigée du syndic

Le volume est celui de l'article 2 du décret n° 2016-173 du 18 février 2016 : quatorze heures par an ou quarante-deux heures au cours de trois années consécutives d'exercice. Il ne varie pas selon la mention.

Sur le cycle, l'article 3 du décret, dans sa rédaction issue du décret n° 2020-1259 du 14 octobre 2020, impose au moins deux heures portant sur la non-discrimination à l'accès au logement et au moins deux heures portant sur les autres règles déontologiques.

Les personnes soumises sont celles de l'article 1er du décret de 2016 : le titulaire de la carte ou le représentant légal et statutaire de la personne morale, les directeurs d'établissement, et les collaborateurs habilités. Un gestionnaire de copropriété salarié habilité entre dans cette dernière catégorie.

Des contenus qui servent réellement l'exercice

Le décret encadre les domaines sans imposer de quota par métier. Il vise les champs juridique, économique, commercial et déontologique de l'exercice professionnel, et laisse au professionnel le soin de choisir des contenus pertinents.

Pour un syndic, les sujets qui reviennent sont le régime de la loi du 10 juillet 1965 et ses évolutions, la tenue des assemblées générales et le formalisme des convocations et des votes, la comptabilité du syndicat, le fonds de travaux, le traitement des impayés de charges, et les obligations liées à la rénovation énergétique des immeubles collectifs.

Un cycle généraliste satisfait le texte. Mais l'article 1er du décret définit la formation continue comme ce qui assure la mise à jour et le perfectionnement des connaissances nécessaires à l'exercice de la profession, ce qui donne une direction claire au choix des modules.

Les collaborateurs d'un cabinet de syndic

Un gestionnaire de copropriété habilité par le titulaire de la carte relève du 3° de l'article 1er du décret du 18 février 2016 et doit donc suivre le même volume de formation. Son attestation d'habilitation est régie par l'article 9 du décret du 20 juillet 1972.

L'article 4 de la loi Hoguet lui interdit de recevoir ou de détenir des sommes d'argent, ce qui vaut aussi pour les fonds du syndicat. Les appels de fonds et les paiements relèvent du titulaire de la carte.

Les justificatifs de formation de ces collaborateurs remontent au titulaire de la carte, en application de l'article 6 du décret de 2016. Dans un cabinet à plusieurs gestionnaires, cette centralisation demande une organisation, faute de quoi le dossier de renouvellement se reconstitue dans l'urgence.

Ce qui relève de la loi de 1965 et non de la loi Hoguet

Beaucoup d'obligations du syndic ne viennent pas de la loi Hoguet mais de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et de ses textes d'application : contenu du contrat de syndic, mise en concurrence, ouverture d'un compte bancaire séparé, tenue de la fiche synthétique, immatriculation du syndicat.

Ces obligations ne conditionnent pas le renouvellement de la carte, qui dépend des seules conditions de l'article 3 et de l'article 3-1 de la loi Hoguet. Elles engagent en revanche la responsabilité du syndic vis-à-vis du syndicat.

Cette séparation évite un contresens fréquent. Un manquement au droit de la copropriété ne se règle pas devant la chambre de commerce, et un défaut de formation ne se règle pas devant l'assemblée générale.

Ce qui relève de la pratique des chambres

Le montant de la garantie financière exigé, la forme des attestations acceptées, le canal de dépôt et les délais d'instruction dépendent de la chambre territoriale. Aucun de ces éléments n'est fixé par le décret de 2016.

Certaines chambres demandent au titulaire un récapitulatif des heures suivies par ses collaborateurs, d'autres se limitent à sa propre situation. Cette différence est une pratique locale, non une exigence nationale.

La vérification préalable de la page de votre chambre reste la démarche la plus économique en temps, surtout dans une structure qui gère plusieurs mentions et plusieurs collaborateurs.

Les points de vigilance propres au syndic

Le premier est la coïncidence entre la durée du mandat de syndic et la validité de la carte. Un mandat pluriannuel peut chevaucher une échéance de carte, ce qui rend la régularité administrative encore plus sensible.

Le deuxième est la rotation des gestionnaires. Un collaborateur qui change de cabinet emporte ses attestations, et le titulaire de la carte perd la trace des heures suivies. La transmission après chaque action, prévue par l'article 6 du décret de 2016, prend ici tout son sens.

Le troisième est le choix des contenus. Un cabinet de syndic qui composerait ses quarante-deux heures uniquement de modules de transaction resterait dans les clous du décret, tout en passant à côté de l'objet même de l'obligation.